Tự động hóa quản lí lịch hẹn bệnh nhân với phần mềm phòng khám

Bài viết này giúp bạn tìm hiểu cách quản lý lịch hẹn để tránh phòng khám quá tải, giảm thiểu số lượng bệnh nhân hẹn cùng một bác sĩ và đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi quá lâu.

1.Vai trò của việc quản lý tốt lịch hẹn cho phòng khám nha khoa

Hạn chế nhầm lẫn, quên lịch hẹn của khách hàng

Khi các thông tin không được thống nhất chặt chẽ với nhau rất dễ dẫn đến tình trạng nhân viên phụ trách quên đi lịch khám bệnh của bệnh nhân hoặc nhầm lẫn giữa bệnh nhân này với bệnh nhân khác, điều này làm mất thời gian của khách hàng lẫn phòng khám, rất dễ nhận về sự không hài lòng từ phía khách hàng. Sự nhầm lẫn như vậy còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của phòng khám nha khoa. Bên cạnh đó, việc nhầm lẫn và thiếu sót khiến cho bạn mất khách hàng, chăm sóc khách hàng không được hiệu quả.

Nâng cao uy tín và năng suất làm việc cho phòng khám hiệu quả

Lời hứa của các đơn vị kinh doanh với khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu mà các phòng khám nên chú ý. Trong trường hợp phòng khám nha khoa của bạn đã xác nhận lịch hẹn thăm khám cho khách hàng, nhưng đến giờ khách hàng đến thì họ phải chờ đợi trong khoảng thời gian rất lâu, hoặc là không thể khám bệnh trong hôm nay, điều này sẽ làm cho uy tín và mức độ trung thành của khách hàng giảm.

Thêm vào đó, việc kiểm soát tốt lịch hẹn nha khoa, giúp việc chữa trị của đội ngũ y bác sĩ trở nên hiệu quả hơn, nhân viên sắp xếp lịch khám bệnh có cái nhìn tổng quan về số lượng người đến thăm khám trong ngày để dễ dàng sắp xếp lượng khách hàng phù hợp để có được năng suất làm việc tốt nhất, sẽ không có tồn tại việc một ngày nha sĩ phải làm quá nhiều ca hơn các nha sĩ khác trong phòng khám hoặc số lượng khách hàng sẽ có sự chênh lệch nhau vào mỗi ngày thăm khám.

2.Phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa là gì?

Hằng ngày phòng khám của bạn có thể tiếp nhận hàng chục hàng trăm bệnh nhân, việc nhớ lịch thăm khám của các bệnh nhân bằng thủ công là điều không khả thi và vô cùng mất thời gian, nhưng với phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa quy trình này trở nên vô cùng đơn giản. Vậy phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa là gì?

Phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa là phần mềm hỗ trợ cho chủ phòng khám nha khoa và khách hàng dễ dàng trong việc trao đổi về việc đặt lịch thăm khám, chữa bệnh một cách nhanh chóng tiện lợi. Nhờ vào sự sắp xếp lịch hẹn hiệu quả của phòng khám, mà bạn có thể dự trù được khoảng thời gian khách hàng phải chờ đợi để đến lượt mình, khi đó bạn nên báo trước để nhận được sự thông cảm của khách hàng

Ngoài ra những thông tin liên quan đến khách hàng cũng được phần mềm quản lý hiệu quả để theo dõi công đoạn điều trị bệnh, các lưu ý trong quá trình điều trị, bác sĩ chịu trách nhiệm thăm khám, chẩn đoán, công nợ...để khách hàng được điều trị một cách hiệu quả nhất. Khi các thông tin của khách hàng được quản lý hiệu quả sẽ giúp cho công tác chăm sóc khách hàng trở nên thuận lợi hơn sự hài lòng của khách hàng cũng cao hơn.

3.Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa

Tạo lịch hẹn khám bệnh dễ dàng

Tiện lợi là yếu tố hàng đầu quyết định các hành vi sử dụng dịch vụ của khách hàng, đó là lý do vì sao phòng khám của bạn cần đến phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa. Là để tạo điều kiện cho khách hàng không cần phải đến tận nơi để đăng ký lịch hẹn với phòng khám nha khoa mà chỉ cần ở nhà với một vài thao tác, thay vì như cách truyền thống là đến tận nơi đợi lấy số thứ tự và chờ đợi. Và phòng khám sẽ tiến hành xác nhận lịch hẹn trực tiếp trên phần mềm nha khoa.

Nhắc nhớ khách hàng lịch thăm khám

Phần mềm được thiết lập tính năng vô cùng thông minh chính là nhắc nhớ lịch hẹn thăm khám cho khách hàng, điều này tránh để khách hàng quên lịch hẹn với phòng khám, mà còn thể hiện được sự tận tình, chu đáo, của phòng khám đối với khách hàng thuận lợi ghi điểm trong mắt các khách hàng của mình.

Dễ dàng điều chỉnh lịch hẹn khi có khách hàng hủy hẹn

Không phải bất kỳ một cuộc hẹn nào của phòng khám nha khoa với khách hàng cũng sẽ diễn ra một cách suôn sẻ, khách hàng có thể sẽ đột ngột bận việc đột xuất và hủy lịch hẹn, thì lúc này bạn có thể dễ dàng điều chỉnh hoặc thay thế những khách hàng khác vào khung giờ này vô cùng nhanh chóng.

Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp bạn thiết lập thứ tự khám chữa bệnh cho bệnh nhân một cách công bằng và chuyên nghiệp.

Tìm kiếm hồ sơ bệnh nhân dễ dàng

Dễ dàng tìm kiếm các thông tin liên quan đến lịch hẹn bằng cách gõ tên bác sĩ chữa trị hoặc số điện thoại, thời gian lịch hẹn, kết quả tìm kiếm sẽ có một cách nhanh chóng và chính xác.

Hạn chế việc quá tải bệnh nhân trong một ngày

Thống kê lịch hẹn cụ thể trong một ngày, giúp cho nhân viên quản lý phòng khám xem xét được số lượng bệnh nhân đến thăm khám trong hôm nay là bao nhiêu, bác sĩ đã kín lịch chưa, như thế sẽ hạn chế được việc quá tải bệnh nhân, hoặc quá tải các ca điều trị cho bác sĩ, gây nên sự “ùn tắc” khách hàng phải chờ đợi quá lâu.

4.Gợi ý kịch bản chăm sóc khách hàng trên phần mềm quản lý lịch hẹn

Phần mềm có thể phân nhóm khách hàng theo tiêu chí giá trị đối với phòng khám nha khoa, giúp các chủ phòng khám nhận biết các nhóm khách hàng tiềm năng, ít tiềm năng hay là khách hàng trung thành để xây dựng những kịch bản phù hợp cho việc chăm sóc đem lại hiệu quả trong việc giữ chân khách hàng cho phòng khám.

Xây dựng kịch bản cung cấp những thông tin quan trọng theo tình trạng bệnh án của cá nhân bệnh nhân: Kịch bản này có thể áp dụng đối với những khách hàng đã trải qua các giai đoạn điều trị bệnh ở phòng khám, tùy theo tình trạng bệnh của bệnh nhân mà phòng khám xây dựng những nội dung bổ ích xoay quanh cung cấp thông tin hữu ích cải thiện tình trạng bệnh tình như: hạn chế các thực phẩm, nên sử dụng những thực phẩm gì để quá trình điều trị tốt hơn...

Kịch bản dành cho khách hàng đã lâu không ghé phòng khám nha khoa của bạn: bằng cách tặng voucher giảm giá, hoặc ưu đãi đối với dịch vụ mới, lưu ý là nên kèm theo thời gian kết thúc, như vậy việc thúc đẩy sử dụng sẽ hiệu quả hơn

Kịch bản hệ thống giới thiệu bệnh nhân: khuyến khích khách hàng giới thiệu cho những người thân bạn bè được biết nếu họ cảm thấy hài lòng với dịch vụ của phòng khám, mỗi lần giới thiệu họ sẽ được điểm cộng vào hệ thống của phòng khám và được chiết khấu vào các lần thăm khám sau này.

Gửi các lời chúc đến cho khách hàng vào các dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày lễ tết, để tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng phòng khám

Trên đây là một trong những tính năng trong phần mềm quản lý nha khoa. Ngoài ra còn được đánh giá là phần mềm thông minh với các tính năng và ưu điểm vượt trội:

- Tích hợp toàn bộ tính năng quản lý nha khoa tại phòng khám

- Liên tục cập nhật tính năng theo xu hướng mới

- Gia tăng tương tác và giữ chân khách hàng bằng hệ thống chăm sóc khách hàng tự động

- Có tính linh hoạt cực cao, phù hợp với hầu hết các quy mô phòng khám

Tổng kết

Bài viết là tổng hợp những tiện ích mà phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa mang đến cho phòng khám, trong việc cải thiện năng suất làm việc và nâng cao uy tín, ngoài ra phần mềm còn một số các tính quan trọng khác để hỗ trợ cho việc quản lý thông tin hồ sơ mang chung của phòng khám như doanh thu, lợi nhuận, tiền lương. Liên hệ với chúng tôi để được nhận tư vấn trực tiếp nhé. Cảm ơn bạn đã xem bài viết!