Bí quyết Thiết lập Mục tiêu Hiệu quả của Nhà Quản lý

Việc thiết lập mục tiêu đúng cách không chỉ tạo ra động lực mạnh mẽ cho công việc mà còn giúp đo lường tiến độ và nâng cao hiệu suất làm việc. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những mô hình giúp nhà quản lý các mục tiêu phù hợp và các lỗi sai thường gặp khi thiết lập mục tiêu.

 

1. Hiểu đúng về thiết lập mục tiêu

 

1.1. Khái niệm

 

Thiết lập mục tiêu là việc xác định những kết quả hoặc thành tựu mà bạn mong muốn đạt được trong 1 khoảng thời gian nhất định. Có mục tiêu chính xác, rõ ràng sẽ giúp bạn đi đúng hướng, tạo động lực và tập trung vào những việc quan trọng nhất để đạt được thành công trong cuộc sống và công việc.

 

1.2. Vì sao nhà quản lý cần thiết lập mục tiêu?

 

Thiết lập mục tiêu không chỉ đơn thuần là một bước đặt ra hướng đi, mà còn mang theo một loạt các lợi ích quan trọng dưới đây:

Đo lường tiến độ công việc: Bằng cách thiết lập mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ và xác định rõ các chỉ số đo lường kết quả bằng OKR và KPI cho các mục tiêu nhỏ đó. Bạn nên theo dõi tiến độ thường xuyên và đảm bảo rằng tổ chức của bạn đang đi đúng hướng. Điều này cũng giúp bạn biết khi nào cần điều chỉnh lại mục tiêu phù hợp hoặc tăng hiệu suất để đảm bảo đạt được mục tiêu đúng hạn định.
Tập trung vào kết quả cuối cùng: Mục tiêu đặt ra cho bạn một tầm nhìn rõ ràng về mục đích và hướng đi. Khi bạn biết mình đang hướng tới kết quả cuối cùng gì, bạn sẽ có sự tập trung và thúc đẩy mạnh mẽ hơn để đạt được mục tiêu đó. 
Tạo động lực làm việc: Mục tiêu có thể trở thành nguồn động lực mạnh mẽ, thúc đẩy bạn vượt qua những thử thách và khó khăn trong quá trình làm việc. Đối với đội nhóm, thiết lập được mục tiêu cụ thể và rõ ràng cũng sẽ kích thích nhiệt huyết làm việc của các thành viên, khuyến khích sự hợp tác, trao đổi và nâng cao hiệu suất làm việc.

 

1.3 Phân biệt mục tiêu và mục đích

Mục tiêu và mục đích thường được sử dụng cùng nhau để định hình và định hướng cho các hoạt động và kế hoạch trong tổ chức. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý thường bị nhầm hoặc lẫn lộn giữa hai khái niệm này khi nói và viết.

 

Mục tiêu là hành trình để đạt được mục đích

 

Mục tiêu là những kết quả cần đạt được, những hành động cần thực hiện để đạt đến mục đích cuối cùng. 

Ví dụ: Để đạt được mục đích là “Nhiều người truy cập website”, bạn cần phải thiết lập những mục tiêu: 

Thứ hạng trang web lọt top 3 trang tìm kiếm, 
Viết 10 – 20 – 50 bài blog mỗi tháng
Rút ngắn thời gian load trang

 

Mục tiêu có nhiều, mục đích chỉ có một

 

Trong quá trình xác định và thực hiện mục tiêu để hướng tới mục đích cuối cùng thì số lượng mục tiêu là không giới hạn. 

Ngược lại, nếu làm một mục tiêu nhưng hướng tới nhiều mục đích, việc đó dễ dẫn đến tình trạng việc gì cũng dở dang, không có kết quả cuối, khiến việc đạt được mục đích trở nên khó khăn hơn.

 

Mục tiêu có thể bỏ dở, mục đích thì không

 

Nếu một mục tiêu đưa bạn đi chệch hướng, bạn có thể điều chỉnh, thậm chí loại bỏ và thay đổi hoàn toàn mục tiêu khác để đạt đến mục đích cuối cùng. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi mục đích mà vẫn giữ nguyên mục tiêu bởi mục tiêu được xây dựng dựa theo mục đích, nếu thay đổi đích đến, bạn sẽ phải thiết lập mục tiêu lại từ đầu.

 

Cần thiết lập mục tiêu khi nào?

 

Việc xác định mục tiêu là cần thiết và tối quan trọng đối với bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào. Nếu bạn đã xác định được mục đích – thứ bạn muốn nhìn thấy, thì bạn cần xác định mục tiêu – việc bạn cần làm, xác định rõ ràng những việc cần làm thì bạn sẽ xác định kết quả cần đạt được.

Đối với người quản lý, Khi quản lý dự án hoặc nhóm công việc, người quản lý cần vạch ra rõ ràng mục tiêu để dẫn dắt đội nhóm làm việc và theo dõi tiến độ của dự án. Còn Khi muốn đạt được chỉ tiêu hoặc mục đích kinh doanh, Người quản lý cần thiết lập mục tiêu kinh doanh để đảm bảo hoạt động của tổ chức đạt được hiệu quả và lợi nhuận mong muốn.

 

2. Top 3 mô hình thiết lập mục tiêu chính xác nhiều Manager khuyên dùng

 

Để có các mục tiêu chính xác, đúng hướng và hiệu quả ngay từ ban đầu, bạn hãy tham khảo 3 mô hình thiết lập mục tiêu được nhiều nhà quản lý khuyên dùng, cực dễ áp dụng dưới đây.

 

2.1. Thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART

 

Mục tiêu SMART
 

Mô hình SMART đang là phương pháp phổ biến nhất, dễ áp dụng để thiết lập mục tiêu cá nhân, đội nhóm, phòng ban. Mô hình này không chỉ ứng dụng được trong lĩnh vực kinh doanh mà có thể sử dụng cho rất nhiều lĩnh vực khác của một công ty. 

Các yếu tố của mô hình mục tiêu SMART:

• S – Specific (Cụ thể): Một mục tiêu cần được vạch ra rõ ràng, tường tận, cụ thể đến từng chi tiết để tránh những nhầm lẫn, thiếu sót khi thực hiện. 
• M – Measurable (Đo lường được): Các mục tiêu có thể đo lường sẽ giúp bạn nắm bắt được tiến độ hoàn thành mục tiêu, cần bổ sung, tối ưu đầu việc gì để hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.
• A – Attainable/ Achievable (Tính khả thi): Tính khả thi dùng để đánh giá mục tiêu dựa trên so sánh tương quan giữa kết quả kỳ vọng mà bạn muốn đạt được so với nguồn lực, khả năng của bạn.
• R – Relevant/Realistic (Tính thực tế): Mục tiêu thiết lập cần có tính phù hợp thực tế, có liên quan với những mục tiêu khác của bạn để tạo nên giá trị cộng hưởng cho tổ chức.
• T – Timebound/Timeliness (Hạn định thời gian): Hạn định thời gian cần hoàn thành sẽ giúp bạn tránh tình trạng trì trệ, bỏ cuộc giữa chừng đồng thời tạo động lực giúp nhân sự nỗ lực mỗi ngày, hướng đến hoàn thành mục tiêu chung.

Cách thiết lập mục tiêu SMART có thể áp dụng cho hầu hết đối tượng và ngữ cảnh khác nhau như cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, dự án, học tập, phát triển cá nhân,…

 

Ví dụ mẫu thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART

Cụ thể (Specific): Tăng số người truy cập bằng cách đăng bài blog chuẩn SEO và đi backlink.
Định lượng được (Measurable): Tăng 10.000 lượt truy cập website và có 100 lượt chuyển đổi.
Có thể đạt được (Achievable): Thu hút người dùng truy cập website bằng cách tối ưu giao diện của website và xây dựng bộ từ khóa chuẩn SEO
Liên quan (Relevant): Cải thiện số lượng người truy cập có thể giúp tăng độ nhận diện thương hiệu và số lượng khách hàng tiềm năng.
Có thời hạn (Time-bound): Website sẽ tăng 10.000 lượt truy cập trong vòng 1 năm.
⇒ Mục tiêu: Tăng 10.000 lượt truy cập website và thu về 100 lượt chuyển đổi trong 1 năm bằng cách xây dựng bộ từ khóa, đăng 100 bài blog chuẩn SEO, tối ưu giao diện của website để tăng độ nhận diện thương hiệu thương hiệu và số lượng khách hàng tiềm năng.

 

2.2. Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc 4C

 

Nguyên tắc thiết lập mục tiêu 4C là những nguyên tắc chính để đạt được mục tiêu thành công trong thực tế quản trị doanh nghiệp. Do đó, nguyên tắc này thường được người đứng đầu tập thể như tổ chức, công ty, phòng ban,… sử dụng để đánh giá, xác định chiến lược, xây dựng kế hoạch, hoạch định mục tiêu cho các thành viên. 

4 nguyên tắc của mô hình 4C gồm:

• Commitment – Cam kết: Trong 1 tập thể, kết quả của một người có thể ảnh hưởng tới toàn bộ các thành viên khác. Cam kết không chỉ về mục tiêu mà còn là những hành động, kết quả cần đạt được. 
• Clarity – Sự rõ ràng: Một mục tiêu cần đảm bảo sự rõ ràng, có thể định lượng được và gắn với khung thời gian thực hiện cụ thể. Như vậy các thành viên mới hiểu rõ họ phải làm gì để đạt được mục đích cuối cùng.
• Challenging – Sự thách thức: Nhân viên của bạn sẽ luôn khao khát có được cảm giác chinh phục được những mục tiêu thử thách bởi điều đó làm cho họ cảm thấy như 1 sự chiến thắng bản thân. Do đó, bạn không nên thiết lập một mục tiêu quá dễ dàng nhưng cũng không nên khó đến mức “bất khả thi”. 
• (Task) Complexity – Độ phức tạp của nhiệm vụ: Nhân viên của bạn không thể thực hiện các nhiệm vụ quá phức tạp trong khoảng thời gian quá ngắn. Với những dự án, công việc càng phức tạp, nhân sự càng cần được linh động về thời gian thực hiện và nhận sự hỗ trợ, đào tạo để hoàn thành mục tiêu.

 

Ví dụ về mẫu thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc 4C:

Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X lên 20% trong năm 2023 bằng cách marketing và bán hàng trên Facebook như Đăng 200 bài viết bán hàng, chạy quảng cáo thu về 1000 lượt chuyển đổi, seeding 50 hội nhóm mỗi tháng,….

Commitment – Cam kết: 
Phòng kinh doanh bên cạnh việc cam kết thực hiện các công việc đăng bài, seeding đúng số lượng thì còn cần thay đổi kịch bản bán hàng, giới thiệu sản phẩm cho 50 khách/ngày.
Phòng Marketing phải cam kết hỗ trợ đội sale thực hiện các hoạt động xây dựng thương hiệu trên các kênh social như seeding, đăng 2-3 bài viết/ngày/nền tảng.
Clarity – Sự rõ ràng: Mục tiêu này được thể hiện một cách rõ ràng (Tăng doanh số của sản phẩm X), có thể đo lường được (20%) và có thời hạn cụ thể (Trong năm 2023).
Challenging – Sự thách thức: Mục tiêu trên có các chỉ số đo lường, các mốc thực hiện, đánh giá nên mỗi nhân sự khi thực hiện đều nỗ lực để hoàn thành KPI đề ra.
(Task) Complexity – Độ khó của nhiệm vụ: Mục tiêu trên có độ khó vừa phải. Chỉ cần đội marketing và kinh doanh thực hiện đủ KPI đề ra thì sẽ có thể đạt được mục tiêu tăng doanh số cho sản phẩm X lên 20% trong năm 2023.

2.3. Thiết lập mục tiêu bằng phương pháp GROW

Thiết lập mục tiêu bằng phương pháp GROW

 

Phương pháp GROW được phát triển lần đầu vào thập niên 1980 bởi các chuyên gia huấn luyện kinh doanh Graham Alexander và Sir Jonh Whithmore. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định những khó khăn và thách thức có thể cản trở việc đạt được mục tiêu, từ đó nhà quản lý sẽ phát triển một kế hoạch hành động phù hợp.

Phương pháp “GROW” bao gồm 4 bước:

• Goal – Kết quả kỳ vọng: Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định các mục tiêu cần đạt được và các mục tiêu này phải đảm bảo tính cụ thể, có thể đánh giá bằng số liệu và khả thi. 
• Reality – Thực tế hiện tại: Ở bước này, nhà quản lý sẽ cố gắng khai thác các vấn đề, thực trạng của doanh nghiệp ở hiện tại. Thông qua đó để đánh giá và hiểu rõ những trở ngại mà doanh nghiệp đang và sẽ phải đối mặt. Nhờ việc xác định thực trạng hiện tại, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về công ty, phòng ban, nhân sự của mình. 
• Options – Giải pháp: Sau khi đã xác định được thực trạng hiện tại, nhà quản lý cần đưa ra những phương án tối ưu nhất để loại bỏ những “chướng ngại vật” ở bước Reality. Một số câu hỏi có thể đặt ra ví dụ như:

+ Doanh nghiệp có thể làm gì? 

+ Có giải pháp dự phòng nào không? 

+ Có những nguồn lực hỗ trợ nào?

• Will (or Way Forward) – Ý chí và cam kết hành động: Trong giai đoạn này đội nhóm nhân sự của bạn cần có các cam kết thực hiện hành động để hướng tới mục đích, tiêu chung. Là một nhà quản lý bạn cũng cần lập kế hoạch công việc chi tiết, thời hạn cụ thể để đạt được mục tiêu đó và linh hoạt trong việc xử lý các vấn đề phát sinh bất kỳ lúc nào. 

Ví dụ mẫu thiết lập mục tiêu bằng phương pháp GROW:

Goal – Kết quả kỳ vọng: Tăng doanh thu lên 20% trong năm 2024.
Reality –Thực trạng: Doanh thu của doanh nghiệp trong năm 2023 là 100 tỷ đồng. 6 tháng tới công ty có 2 dự án ra mắt sản phẩm mới. Khó khăn của doanh nghiệp: Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt từ các đối thủ, Thiếu hụt nhân tài và nguồn lực, Nhu cầu khách hàng và thị trường có thể thay đổi.
Options – Giải pháp:
Nghiên cứu thị trường và nhu cầu của khách hàng để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Tăng cường đầu tư vào marketing và quảng bá để nâng cao nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng.
Tuyển dụng mới và đào tạo, nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên hiện tại.
Will (or Way Forward) – Ý chí và cam kết hành động:
Trong 6 tháng đầu năm 2023, doanh nghiệp sẽ thành lập một nhóm nghiên cứu thị trường để khảo sát nhu cầu của khách hàng.
Trong 9 tháng tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tăng cường đầu tư vào marketing và quảng bá với ngân sách 10 tỷ đồng.
Trong 12 tháng, doanh nghiệp sẽ tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao năng lực và gắn bó của nhân viên.

 

3. Các lỗi thường gặp khi thiết lập mục tiêu và cách phòng tránh

 

• Mục tiêu chung chung, không cụ thể: Khi không đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể, bạn sẽ khó mô tả để truyền tải mục tiêu tới các nhân sự khác và khó đánh giá tiến độ. 

Cách phòng tránh: Thể hiện rõ mục tiêu bằng số liệu hoặc chi tiết các đầu công việc . Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về hướng đi cần tiến và lộ trình đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ về mục tiêu không cụ thể và mẫu mục tiêu đúng: 

Tăng lượt truy cập cho website -> Tăng 10.000 lượt truy cập cho website
Tiếp cận thêm khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu -> Tiếp cận 5000 khách hàng tiềm năng, đạt doanh số 50 triệu.

• Đặt mục tiêu thiếu tính khả thi: Đặt ra mục tiêu quá cao hoặc quá khó để đạt được, dẫn đến cảm giác thất bại và mất động lực. 

Cách phòng tránh: Đảm bảo rằng mục tiêu được thiết lập căn cứ vào tài nguyên và nguồn lực hiện có. Không đặt ra mục tiêu quá cao mà thay vào đó, hãy xác định mục tiêu mang tính khả thi và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Ví dụ:

Doanh nghiệp là 1 công ty nhỏ nhưng đặt mục tiêu Doanh số phòng kinh doanh tăng 200% trong 3 tháng.
Bài viết quảng cáo trên Facebook tiếp cận 10 triệu người trong 1 tháng. 

• Đặt mục tiêu quá dễ: Nếu mục tiêu quá đơn giản, bạn có thể không cảm thấy nhiệt huyết để hoàn thành nó, hoặc làm nhưng không nghiêm túc, không đạt được kết quả đáng kể. 

Cách phòng tránh: Hãy xem xét độ khó phù hợp với năng lực của nhân viên, nguồn lực, tài nguyên hiện tại của bạn.

• Không thiết lập thời hạn hoàn thành mục tiêu: Thiếu một khung thời gian cụ thể cho việc đạt được mục tiêu có thể dẫn đến sự lười biếng và trì hoãn. 

Cách phòng tránh: Đặt ra các thời hạn cụ thể cho mỗi mục tiêu. Điều này giúp bạn tập trung và có kế hoạch hợp lý để thực hiện từng bước một.

• Không đánh giá lại mục tiêu thường xuyên: Mục tiêu phản ánh được thực tế hoạt động phòng ban và sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu không thường xuyên review mục tiêu Sẽ dẫn đến việc theo đuổi sai mục tiêu. 

Cách phòng tránh: Đánh giá lại mục tiêu của bạn thường xuyên và điều chỉnh chúng nếu cần thiết để đảm bảo rằng chúng phản ánh mục tiêu dài hạn của bạn.

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu 20% trong năm. Tuy nhiên, công ty không đánh giá lại mục tiêu thường xuyên. Điều này có thể dẫn đến việc công ty không đạt được mục tiêu nếu tình hình kinh tế thay đổi, chẳng hạn như nền kinh tế suy thoái.

• Không phân chia mục tiêu thành các bước nhỏ: Đắt mục tiêu lớn và phức tạp mà không chia thành các bước nhỏ có thể gây cảm thấy mất định hướng, mất động lực và không biết bắt đầu từ đâu. 

Cách phòng tránh: Để tối ưu hóa hiệu suất và động lực, hãy chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và theo dõi từng bước một.

Ví dụ: Một doanh nghiệp thiết lập mục tiêu mở rộng thị trường ra nước ngoài. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không chia nhỏ mục tiêu thành các bước cụ thể như: Nghiên cứu thị trường, tìm đối tác,… Điều này khiến cấp dưới gặp khó khăn khi thực hiện, dẫn đến doanh nghiệp không đạt được mục tiêu.

 

4. Phần mềm Enet Pro – Công cụ giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu toàn diện

 

Trong quá trình chăm sóc khách hàng, Enet Pro nhận thấy nhiều doanh nghiệp mặc dù thiết lập được tiêu chí, bảng đánh giá hiệu quả công việc nhưng thiếu công cụ để theo dõi, đo lường việc thực hiện. Thậm chí, có những doanh nghiệp không rõ mục tiêu đang có vấn đề ở đâu hay khi nào cần đánh giá, điều chỉnh lại như nào cho phù hợp. Tất cả những khó khăn này đều đến từ việc họ không nhìn được báo cáo trực quan về mục tiêu và kết quả công việc để xây dưng các chiến lược tiếp theo.

Để giúp doanh nghiệp tháo gỡ các khó khăn, Enet Pro mang đến giải pháp thiết lập, quản lý KPI với các ưu điểm:

Với Enet Pro, bạn có thể quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp một cách hiệu quả và minh bạch. Bạn có thể đặt mục tiêu chiến lược, theo dõi kết quả, phân công và theo dõi tác vụ, quản lý khách hàng và đối tác, và nhiều hơn nữa. Enet Pro là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.
Enet Pro là nền tảng quản lý doanh nghiệp tiên tiến và linh hoạt. Bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp sẵn để thiết lập và đo lường OKR, KPI, quản lý thời gian, quản lý tác vụ, CRM, và các chức năng khác. Bạn cũng có thể tùy biến và mở rộng Enet Pro theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Chuyển đổi số cùng Enet Pro

 

—————————

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn nằm rõ cách thiết lập mục tiêu và tránh mắc phải các lỗi sai không đáng có. Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Enet để nhận tư vấn chuyên sâu về tính năng đánh giá mục tiêu!